La vida del autónomo puede ser un infierno si no se lleva una buena organización de todos los documentos, gastos y se controla al detalle toda la actividad de la pequeña empresa. El iPad, como en muchas otras tareas, simplifica y facilita enormemente la tarea de los emprendedores/freelance/autónomos y PYMES. Intentaré hacer un análisis lo más genérico posible, porque cada oficio tiene sus propias necesidades, pero siempre tendremos que hacer las mismas gestiones.
Como consejo os cuento que personalmente, cuando estoy trabajando con el iPad, me gusta tener en un escritorio todas las carpetas y aplicaciones que le dedico al trabajo. En otro escritorio pongo el resto de que no me aportan nada mientras trabajo. De esta forma te evitas de distracciones, perder el tiempo buscando entre carpetas, o mirando los cambios en las redes sociales. Siempre busco aplicaciones que me permitan tener todos los documentos sincronizados entre iPhone, iPad y si es posible con una versión web. De esta forma, estemos donde estemos, siempre tendremos acceso a toda nuestra oficina virtual.
ESENCIALES
invoice2go 13,99€
Nos servirá para crear presupuestos, facturas y poder enviárselas a los clientes en el momento. Además, la propia aplicación crea análisis trimestrales y anuales de los beneficios, gastos e IVA, los clientes deudores, los mejores clientes… Podemos personalizar todos los aspectos de la factura y nuestros clientes tendrán una muy buena imagen de nosotros y nuestro trabajo. Cuenta con un acceso a través de la web exactamente igual que la aplicación, de modo que podamos tener todo sincronizado en todos los dispositivos que utilicemos.
MONEY WIZ 4,49€
Genial aplicación para llevar un control de todos los gastos de la empresa que no podemos reflejar en las facturas (gasolina, alquiler, asesoría…). Podemos hacer varias cuentas; una personal y otra de empresa, donde llevar un control al céntimo de todos los gastos. Igual que la anterior, cuenta con una versión web desde donde podremos seguir gestionando todo, sin necesidad de tener el iPad cerca.
DROPBOX Gratis
Es importante que tengamos siempre una serie de documentos a mano; fotocopia del DNI, currículum, facturas, gastos, documentos de la Seguridad Social…). En cualquier momento accedemos a nuestro disco en la nube, y tenemos el documento a mano.
GOOGLE DRIVE Gratis
Todos los documentos que tengamos en el ordenador de casa es mejor gestionarlos desde Google Drive. Es posible que en algún momento necesitemos un documento que solo está en el PC y no podemos esperar a llegar a él y utilizarlo.
SCANNER PRO 5,99€
La uso para escanear todos los tickets de compras y documentos importantes. Desde la propia aplicación lo podemos enviar a Dropbox.
WEEK CALENDAR 1,99€
Entre todo los calendarios que he probado (cientos) este ha sido el que me ha convencido más. Sincronización con calendarios de Google, fácil de manejar, vista diaria, semanal, mensual y anual. Podemos crear un nuevo evento con solo pulsar en la hora concreta. para mí es perfecta.
ITELEPORT 17,99€
Si aun con todas las aplicaciones anteriores hay algún documento que nos haga falta, siempre podemos acceder al ordenador con este cliente de VNC. Podremos controlarlo como si estuviéramos allí mismo y mandárnoslo ese archivo por correo o todo lo que necesitemos. Tiene muy poco retarlo y podemos conectarnos mediante WIFI o 3G, siempre que tengamos el ordenador encendido y con esta misma app instalada en él.
QUICKIO Gratis
Para documentos más grandes como vídeos, o música, podemos tener este aliado. Podremos ver el video entero, como si lo tuviéramos en el iPad. Es mejor conectarse bajo una WIFI para no acabar con la tarifa de datos.
GOOGLE MAPS Gratis
Aunque llevemos toda la misma viviendo en la misma ciudad, es posible que haya zonas que todavía no hemos pisado. Con lo que cuesta conseguir un cliente, no podemos permitirnos el lujo de llegar tarde zuna cita y quedar mal. Con este tendremos acceso a todos los mapas de todo el mundo para coche, andando o transporte público, con estimación de tiempo de llegada e información de tráfico.
WORDPRESS Gratis
Si además del trabajo con los clientes tenemos una web con nuestros servicios, tenemos que poder acceder a ella en cualquier momento. WordPress ha conseguir una aplicación con todas las prestaciones que el escritorio web. No tendremos problemas en el aprendizaje.
BROWSER Gratis
Si tenemos que acceder a una página confidencial o un cliente quiere manejarlo con sus credenciales, este navegador es perfecto. Abre una sesión privada, no guarda datos de navegación y borra todo nada más salir de ella.
Otros consejos
Carpeta con apps y accesos webs de BANCOS y SEGUROS
Las colas en los bancos pueden rompernos toda la mañana para una simple gestión. Ahora mismo todos ellos cuentan con aplicaciones específicas para que gestionemos la cuenta sin tener que ir a la sucursal. Minuto que nos ahorremos, minuto que le podemos dedicar a la gestión de nuestros clientes. Lo mismo nos puede pasar en la oficina de nuestro seguro del coche, o de los gastos fijos: luz, agua, gas…
Carpeta de webs con FAVORITOS
Es también muy importante que, para perder el menor tiempo posible, creemos una carpeta con las páginas que más vistamos. Ministerior, SEPE, periódicos, nm900.com…
